inflearn logo

Nguyên lý sắp xếp tài liệu: Phương pháp quản lý tài liệu không để chúng chất đống mà được tái sử dụng

Phân tích lý do các báo cáo và biên bản họp chỉ chồng chất mà không được tìm lại, đồng thời đưa ra góc nhìn chuyển đổi mục đích của tài liệu từ lưu trữ sang tái sử dụng. Thông qua phương pháp quản lý tài liệu thực tiễn, bắt đầu từ tiêu chí loại bỏ thay vì phân loại thư mục, bạn sẽ nắm được các tiêu chuẩn phán đoán có thể áp dụng ngay trong công việc hằng ngày.

2 học viên đang tham gia khóa học này

Độ khó Nhập môn

Thời gian Không giới hạn

Architecture
Architecture
wiki
wiki
document-set
document-set
decisiontrees
decisiontrees
optimizing
optimizing
Architecture
Architecture
wiki
wiki
document-set
document-set
decisiontrees
decisiontrees
optimizing
optimizing

Bạn sẽ nhận được điều này sau khi học.

  • Xác định nguyên nhân gốc rễ khiến tài liệu không được tái sử dụng và thiết lập danh sách kiểm tra quyết định trước.

  • Thiết kế quy trình công việc chuyển việc sắp xếp từ khâu xử lý sau cùng thành khâu chuẩn bị trước заранее

  • Áp dụng tiêu chí phán đoán ưu tiên loại bỏ trước bước phân loại thư mục

Tài liệu chắc chắn đã tạo, nhưng lại không thể tìm thấy khi cần.

Không phải vấn đề do không tạo được tài liệu. Mà là vấn đề do không thể tìm lại chúng.

Khóa học này không hướng dẫn cách làm tài liệu đẹp mắt. Khóa học chỉ tập trung vào cách để bạn vẫn có thể tìm lại và sử dụng nguyên vẹn tài liệu mình đã tạo ngay cả sau 6 tháng.


Khóa học này dành cho những người như sau

· Những người mỗi lần đều phải loay hoay trong ô tìm kiếm để tìm tài liệu đã tạo vào năm ngoái

· Những người có nhiều tệp cùng tên nhưng không biết đâu là bản mới nhất

· Những người đã từng bỏ cuộc tìm kiếm và cuối cùng tạo một tài liệu mới

· Những người có wiki nhóm hoặc kho tài liệu dùng chung nhưng không ai xem.

· Những người từng bàn giao tài liệu nhưng cuối cùng người nhận vẫn phải quay lại hỏi lại chẳng hạn


Bạn sẽ học gì

Tài liệu dễ tìm · Cách đặt tiêu đề để có thể biết nội dung chỉ bằng cách nhìn vào tiêu đề, quy tắc đặt tên tệp, tiêu chí quyết định nên sử dụng thư mục hay tìm kiếm

Tài liệu dễ đọc · Cấu trúc viết từ kết luận trước, cách rút gọn bằng bảng thay vì câu văn, mẫu biên bản họp và báo cáo chỉ cần điền vào chỗ trống

Tài liệu đáng tin cậy · Cách ghi phiên bản để phân biệt bản mới nhất, sắp xếp vị trí chia sẻ và quyền truy cập

Hệ thống được duy trì · Quy trình tổng kết hàng tuần và hàng tháng, tiêu chí loại bỏ tài liệu




Khuyến nghị cho
những người này

Khóa học này dành cho ai?

  • Nhân viên văn phòng gặp khó khăn trong việc tái sử dụng sau khi viết báo cáo và biên bản cuộc họp

  • Thành viên nhóm muốn quản lý các tài liệu về lập kế hoạch, vận hành và phát triển, đồng thời giảm thời gian tìm kiếm thông tin

  • PM và các nhà lãnh đạo muốn chuẩn hóa phương pháp sắp xếp tài liệu ở cấp độ nhóm

Cần biết trước khi bắt đầu?

  • Kinh nghiệm thường xuyên soạn thảo và lưu trữ tài liệu công việc

  • Cảm nhận được sự cần thiết của việc quản lý tài liệu nhưng chưa biết phương pháp có hệ thống.

  • Không cần có kinh nghiệm sử dụng công cụ cụ thể (học tập trung vào khái niệm và tiêu chí phán đoán)

Xin chào
Đây là jjangkbg7719

Xác minh sự nghiệp

945

Học viên

77

Đánh giá

6

Trả lời

4.6

Xếp hạng

49

Các khóa học

Xin chào, tôi là Frank.

Tôi là một kỹ sư hạ tầng đã vật lộn với máy chủ trong hơn 20 năm qua. Bắt đầu từ việc vận hành máy chủ Linux, hiện tại tôi đang đảm nhận hạ tầng đám mây cho một dịch vụ thanh toán quy mô lớn. Công việc hàng ngày của tôi là chuyển đổi từ trung tâm dữ liệu sang AWS, xử lý hàng trăm instance và truy vết nguyên nhân sự cố vào lúc rạng sáng.

Lý do tôi tạo ra bài giảng này rất đơn giản.

Tôi thường xuyên nhận được những câu hỏi như thế này từ những người xung quanh: "Tôi đã kết nối được vào máy chủ rồi nhưng không biết phải làm gì tiếp theo." "Có quá nhiều loại instance, tôi nên chọn cái nào đây?" Đó cũng chính là những điểm mà bản thân tôi từng gặp bế tắc khi mới bắt đầu. Tuy nhiên, khi thử tìm kiếm thì tôi thấy hầu hết các tài liệu đều được viết dành cho những người đã biết rồi.

Vì vậy, tôi đã quyết định tạo ra một bài giảng mà bản thân tôi từng ước rằng mình có được khi mới bắt đầu học.

Nguyên tắc bài giảng của tôi có ba điều.

Thứ nhất, tôi không bắt bạn phải học thuộc lòng mà sẽ giúp bạn hiểu rõ vấn đề. Thay vì liệt kê danh sách các câu lệnh, tôi sẽ giải thích lý do tại sao chúng ta lại sử dụng chúng.

Thứ hai, mạnh dạn loại bỏ những gì không cần thiết. Tôi không làm tăng thời lượng bằng cách đưa vào những nội dung không có ích ngay lập tức cho người mới bắt đầu.

Thứ ba, tôi cũng nói về những gì không hiệu quả. Thay vì chỉ liệt kê các ưu điểm, tôi cũng chỉ rõ những trường hợp nào nó không phù hợp. Bởi vì đối với những người phải đưa ra quyết định tại hiện trường, điều đó còn quan trọng hơn.

Nếu sau khi nghe bài giảng, bạn có cảm giác rằng "À, mình có thể bắt đầu xem từ đây được rồi" thì mục tiêu của tôi đã hoàn thành.

Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, hãy cứ thoải mái để lại câu hỏi nhé.

Thêm

Chương trình giảng dạy

Tất cả

16 bài giảng ∙ (14phút)

Tài liệu khóa học:

Tài liệu bài giảng
Ngày đăng: 
Cập nhật lần cuối: 

Đánh giá

Chưa có đủ đánh giá.
Hãy trở thành tác giả của một đánh giá giúp mọi người!

Khóa học khác của jjangkbg7719

Hãy khám phá các khóa học khác của giảng viên!

Khóa học tương tự

Khám phá các khóa học khác trong cùng lĩnh vực!

Ưu đãi có thời hạn

2 ₫

50%

117.886 ₫