Confluenceを活用し、効果的に知識管理とプロジェクトコラボレーション

コラボレーションの時代、コラボレーションそのもの！
コンフルエンスでよりプロフェッショナルなコラボレーションを体験してください。

もしかしたら、働きながら
このような経験がありましたか？

このような状況を防ぐためにはどうすればよいですか？問題はツールと方法です。

まさに情報の過剰時代に住んでいる私たちは、現代の企業環境でコラボレーションするために最も最適化されたツールと方法論を考えなければなりません。業務履歴を会社のノウハウに蓄積し、他のチームとのより良いコラボレーションと良い結果を得るためには、コラボレーションと共有の仕事文化を支える実用的で体系的な業務管理プロセスとツールが必要です。まさにコンフルエンスが必要な理由です。

過去10年間、現業でコンフルエンスを使用し、得られたノウハウを通じてコン​​フルエンスを正しく活用する方法をお知らせします。

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コンフルエンスとは？

日々競争が激しくなっていく現代企業環境において、メンバーの業務能力を強化し、デジタル転換とコラボレーションプロセスベースの強力な企業文化を構築することは、企業の生存に必要なことです。

組織のサイロ現象（Silo Effect）を排除し、信頼とコラボレーションベースの企業文化を構築するには、慣れていた既存の仕事文化を変える必要があります。

コンフルエンス（Confluence）は、この現代企業のニーズに合わせて設計されたWikiシステムです。企業文化を改善する意志がある企業がコンフルエンスを使用すると、マーケティング、セールス、運営、エンジニアリングなどの業務に関係なく、すべてのチームが最新情報を共有し、即時のフィードバックを行うことができます。

また、効果的な文書ベースのコラボレーションと知識共有を促進し、議論したアイデアを実行に切り替えることを支援するコラボレーションソリューションであるだけに、コラボレーションとコミュニケーションにかかるコストを最小限に抑え、より良い結果を出すことができます。

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なぜオールインワンツールの代わりに
コンフルエンスを使うべきですか？

最近では、1つのツールで複数の業務を処理することを目指すオールインワンプロダクト（all-in-one product）を好む方も多いです。しかし、コラボレーションとワークフロー管理、データ管理などはすべて知識と専門性を要求する別々の業務です。複雑で専門的な現代の作業環境で、それぞれの仕事に適した専用ツールを使用する方が合理的ではないでしょうか。

頻繁なフィードバックと意見を反映し、迅速に実行する必要がある今の作業環境に合わせて情報を集中させ、コラボレーションを導き出す簡単で便利な方法を見つけなければなりません。この点で、コンフルエンスは強力な答えを提示する文書ベースのコラボレーションツールになることができます。

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コンフルエンスと他のツール
一緒に使用するには？

上記のように、コンフルエンスはすべての状況に適した万能ツールではありません。文脈や状況に合わせて、複数のコラボレーションツールを一緒に使用する必要があります。

既存の文書作成ツールであるMS Word、Excel、PowerPoint、またはPDF文書を効果的に共有および管理するためにConfluence Pageに接続し、Web Distributed Authoring and Versioning、Web分散オーサリングおよびバージョン管理を使用して「レポート_2021- 07-13-本物_最終_最後_v＃3.pptx"同じファイル名を生成しなくても変更を管理する方法を説明します。

Confluence SpaceをSlack（スラック）と連動して新しいページが作成されたり、既存のページや修正されるなどイベントが発生した場合、スラックチャンネルで通知を受け取るようにするなど、実用的な連動方法についても学びます。

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コンフルエンス、ちゃんと書くには？

コンフルエンスはジラ（JIRA）に比べると直感的で、使い方を学びやすい方です。
しかし、コンフルエンスの直感的でシンプルなUIの背後には、コラボレーションをより効果的にサポートするための多くの高度な機能が隠されています。
このような高度な機能を使用しないと、コンフルエンスは便利ですが、高価な掲示板、または集中型ファイルサーバーとしてしか存在しません。

本講義では、コンフルエンスに隠れている多くの高度な機能を活用して生産性を高め、ジラと連動して企業文化を強化し、フィードバックやコミュニケーションの流れを改善するのに役立ちます。

そのためには、コンフルエンスの概念や基本的なエディタの使い方から始めて、すべての情報をコンフルエンスに集めるための効果的な使い方、変更を管理し、同僚と共有する方法など、不可欠なコラボレーション機能を学習します。

また、大きな努力をかけずに読みやすく文書を作成する方法、添付ファイル管理、リアルタイム同時編集など、強力なコラボレーションプロセスを構築するためのさまざまな方法についても学びます。

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ジラとの違いは？

コンフルエンスはJIRAと組み合わせることで、相乗効果を最大化し、コラボレーションと業務履歴を効果的に管理できます。しかし、多くの人がどのような状況でコンフルエンスを使用し、いつジラを使うべきかを混同していると言います。

たとえば、個人情報保護法を遵守するために、提供しているWebサービスに掲載する「個人情報処理方針」文書を作成する作業を行う必要があるとします。社内には文書を作成、検討し、外部に配布する手順があり、その手順を文書作成ワークフローといいます。文書は関連チームで草案を作成し、内部レビューを経て承認後に配布され、「個人情報処理方針」のように法/制度に関連する文書は、弁護士の再検討を経た後に外部に公開するワークフローを持っていると仮定します。見てみましょう。

ジラのワークフローエディタ機能を使用すると、次のようにモデル化できます。

文書を作成するときに、各文書がどのワークフロー上にあるかを追跡するために、「個人情報処理方針」の問題（Issue）をジラに登録し、進行段階ごとにワークフローに合わせて状態を変更してください。

「個人情報処理方針」文書は、関連部署で草案を作成し、内容を検討し、誤字や厄介なフレーズなどを調整しなければなりません。このように文書ベースでコラボレーションと共有をする場合には、コンフルエンスを通じて編集とレビューを共同で進めることで、修正→集約→配布にかかる労力と時間を最小限に抑えることができます。

文書の内容は共同で作成され、進行状況はConfluence PageとJIRA Issueをリンクし、各ステップの終わりにジラの状態を変更することでワークフローを修正します。

内部レビューまで終わったら、弁護士に共有し、ジラのステータスを「弁護士レビュー」の状態に変更してくれれば、問題の状態と実際に遂行する業務（文書作成）をそれぞれ用途に合わせて使用​​しながら進行状況を追跡し、コラボレーションと共有を行う。することができます。

このような業務フロー追跡が必要な業務はジラで管理し、コンフルエンスは文書ベースのコラボレーションを遂行し、単一の情報源として活用するためにジラの問題を連結する方法で使用すればよい。

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国内唯一！
コンフルエンスオンライン講義
会いましょう。

この講義は国内唯一のオンラインコンフルエンス講義です。 10年余りの間、コンフルエンスを活用して会社の業務とプロジェクトを遂行しながら習得したノウハウとコラボレーション知識、そして外部に導入コンサルティングと企業対象講義をしながら感じた経験を圧縮して講義に盛り込みました。

コンフルエンスの膨大な機能の中で重要な機能を選別して実習と一緒に提供し、後半では次のような実用的な蜂蜜チップを提供しています。

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使用バージョン
確認してください。

コンフルエンスは、インストールされているかどうかに応じてオンプレミス（On-Premise、Server、Data Center）とクラウドに分けられ、クラウドはプランに応じてFree、Standard、Premium、Enterpriseに分けられます。

このレッスンはCloud Standardバージョンに基づいて行われ、インストーラはServer 7.11バージョンに基づいて講義されます。

サーバーとクラウド、両製品の違いが大きくなっていますが、まだ共通機能が多いため、共通部分はクラウドを対象に講義し、違いがある部分はインストール型のサーバーバージョンを使用します。特定の製品に固有のものは、タイトルに（CLOUD）または（SERVER）とマークされています。

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この講義を作った
知識共有者を紹介します。

lesstif(チョン・グァンソプ)

Unix環境のC / C ++サーバー開発者から始め、さまざまなプロジェクト経験を積みました。
自動化と業務プロセスの改善、情報の共有とコラボレーションに興味があります。ウィキ、課題管理、継続的な統合などを活用してコラボレーションシステムを構築し、メンバーの参加を引き出し、共有と協力の業務文化を作るために努力中です。

MediaWiki、docuwiki、Redmineなど様々なオープンソースベースのwikiを経て10年前からコンフルエンスを主に使用しており、Confluence - JIRAベースのコラボレーションプロセス構築、プロセス改善などの業務も行っています。

8年前からtistoryに運営していたブログをConfluence Serverベースのlesstif.comに移し、知識と情報を共有しており、 FitHubでいくつかの小さなオープンソースプロジェクトを進めています。このうち、PHPでJIRA REST APIを使用できるようにしたプロジェクトは、現在100万を超えるダウンロードを記録しています。著書として「Linuxを活用した会社インフラ構築のすべて」と「簡単に学ぶララベルプログラミング」があります。

コーポレートレッスンのお問い合わせは、lesstif@ gmail.comまでご連絡ください。

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