Confluence를 활용해서 효과적으로 지식 관리와 프로젝트 협업하기

협업의 시대, 협업 그 자체!
컨플루언스로 더 전문적인 협업을 경험하세요.

혹시, 일하면서
이런 경험 있으셨나요?

이런 상황을 방지하기 위해서는 어떻게 해야 할까요? 문제는 도구와 방법에 있습니다.

바야흐로 정보 과잉 시대에 살고 있는 우리는 현대 기업 환경에서 협업을 하기 위해 가장 최적화된 도구와 방법론을 고민해봐야 합니다. 업무 이력을 회사의 노하우로 축적하면서 다른 팀과 더 잘 협업하고 좋은 결과를 내기 위해서는 협업 및 공유의 업무 문화를 뒷받침하는 실용적이고 체계적인 업무 관리 프로세스와 도구가 필요합니다. 바로, 컨플루언스(Confluence)가 필요한 이유입니다.

지난 10년 동안 현업에서 컨플루언스를 사용하며 얻은 노하우를 통해 컨플루언스를 제대로 활용하는 방법을 알려드립니다.

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컨플루언스란?

나날이 경쟁이 치열해져 가는 현대 기업 환경에서, 구성원의 업무 역량을 강화하고 디지털 전환과 협업 프로세스 기반의 강력한 기업 문화를 구축하는 것은 기업의 생존을 위해서 꼭 필요한 일입니다.

조직의 사일로 현상(Silo Effect)을 없애고 신뢰와 협업 기반의 기업 문화를 구축하려면 익숙했던 기존의 업무 문화를 바꿔야 합니다.

컨플루언스(Confluence)는 이런 현대 기업의 요구사항에 맞게 설계된 위키 시스템(Wiki System)입니다. 기업 문화를 개선할 의지가 있는 회사가 컨플루언스를 사용하면 마케팅, 세일즈, 운영, 엔지니어링 등 업무에 관계없이 모든 팀이 최신 정보를 공유하고 즉각적인 피드백을 할 수 있습니다.

또 효과적인 문서 기반 협업과 지식 공유를 촉진하며 논의한 아이디어를 실행으로 전환할 수 있게 도와주는 협업 솔루션인 만큼, 협업과 소통에 드는 비용을 최소화해 더 나은 결과를 낼 수 있도록 도와줍니다.

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왜 올인원 툴 대신
컨플루언스를 써야 할까요?

최근에는 하나의 툴로 여러 업무를 처리하는 것을 지향하는 올인원 프로덕트(all-in-one product)를 선호하는 분들도 많습니다. 그러나 협업과 업무 흐름 관리, 데이터 관리 등은 모두 지식과 전문성을 요구하는 별개의 업무입니다. 복잡하고 전문화된 현대 업무 환경에서 각각의 업무에 맞는 전용 도구를 사용하는 것이 보다 합리적이지 않을까요?

잦은 피드백과 의견을 반영하고 빠르게 실행해야 하는 지금의 업무 환경에 맞춰 정보를 집중시키고, 협업을 이끌어낼 쉽고 편리한 방법을 찾아야만 합니다. 그런 점에서 컨플루언스는 강력한 해답을 제시하는 문서 기반 협업 툴이 될 수 있을 것입니다.

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컨플루언스와 다른 도구를
같이 사용하려면?

위에서 말씀드렸듯 컨플루언스는 모든 상황에 맞는 만능 도구가 아닙니다. 맥락과 상황에 맞게 여러 협업 툴을 같이 사용해야 합니다.

기존의 문서 작성 도구인 MS Word, Excel, PowerPoint나 PDF 문서를 효과적으로 공유하고 관리하기 위해 Confluence Page에 연결하고 WebDAV(Web Distributed Authoring and Versioning, 웹 분산 저작 및 버전 관리)를 사용해서 "보고서_2021-07-13-진짜_최종_마지막_v#3.pptx" 같은 파일명을 생성하지 않아도 변경 사항을 관리할 수 있는 방법을 설명합니다.

Confluence Space를 Slack(슬랙) 과 연동해서 새로운 페이지가 만들어지거나 기존 페이지나 수정되는 등 이벤트가 발생하면 슬랙 채널로 알림을 받아보게끔 하는 등 실용적인 연동 방법에 대해서도 배우게 됩니다.

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컨플루언스, 제대로 쓰려면?

컨플루언스는 지라(JIRA)에 비하면 직관적이며, 사용법을 배우기 쉬운 편입니다.
하지만 컨플루언스의 직관적이고 심플한 UI 뒤에는 협업을 더 효과적으로 지원하기 위한 많은 고급 기능이 숨어 있습니다.
이런 고급 기능을 사용하지 않는다면 컨플루언스는 편리하지만 비싼 게시판, 또는 중앙집중형 파일 서버로밖에 존재하지 않게 됩니다.

본 강의에서는 컨플루언스에 숨어있는 여러 가지 고급 기능을 활용해 생산성을 높이고, 지라와 연동하여 기업 문화를 강화하고 피드백 및 커뮤니케이션 흐름을 개선하도록 도와드립니다.

이를 위해 컨플루언스의 개념과 기본적인 에디터 사용법부터 시작해 모든 정보를 컨플루언스에 모으기 위한 효과적인 사용법, 변경 사항을 관리하고 동료와 공유하는 방법 등 필수적인 협업 기능을 학습합니다.

그리고 큰 노력을 들이지 않고 가독성 높은 문서를 작성하는 법, 첨부 파일 관리, 실시간 동시 편집 등 강력한 협업 프로세스를 구축하기 위한 다양한 방법에 대해서도 배웁니다.

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지라와의 차이점은?

컨플루언스는 지라(JIRA)와 사용하면 시너지를 더 극대화하고 효과적으로 협업과 업무 이력을 관리할 수 있습니다. 하지만 많은 분들이 어느 상황에서 컨플루언스를 사용하고 언제 지라를 사용해야 할지 혼동된다고 말씀하십니다.

예를 들어 만약 개인정보보호법을 준수하기 위해 제공중인 웹 서비스에 올릴 “개인정보처리방침” 문서를 작성하는 업무를 수행해야 한다고 가정해 보겠습니다. 사내에는 문서를 작성하고 검토하고 외부에 배포하는 절차가 있을 테고 그 절차를 문서작성 워크플로라고 할 수 있습니다. 문서는 관련 팀에서 초안을 작성하고 내부 검토를 거쳐서 승인 후 배포되며, “개인정보처리방침” 같이 법/제도와 관련된 문서는 변호사의 검토를 다시 거친 후에 외부에 공개하는 워크플로를 갖고 있다고 가정해 보겠습니다.

지라의 워크플로 에디터 기능을 사용하면 다음과 같이 모델링할 수 있습니다.

이제 문서를 작성할 때 각 문서가 어느 워크플로상에 있는지 추적하기 위해 “개인정보처리방침” 이슈(Issue)를 지라에 등록하고, 진행 단계마다 워크플로에 맞게 상태를 변경해주면 됩니다.

“개인정보처리방침” 문서는 관련 부서에서 초안을 작성하고 내용을 검토하고 오타나 어색한 문구 등을 조율해야 합니다. 이렇게 문서 기반으로 협업과 공유를 할 경우엔 컨플루언스를 통해 편집 및 리뷰를 공동으로 진행하면 수정 → 취합 → 배포에 드는 노력과 시간을 최소화할 수 있습니다.

문서의 내용은 공동으로 작성하며 진행 상태는 Confluence Page와 JIRA Issue를 링크하고 각 단계가 끝나면 지라의 상태를 변경함으로써 워크플로를 수정해 줍니다.

내부 리뷰까지 끝났으면 변호사에게 공유하고 지라의 Status를 “변호사 리뷰” 상태로 변경해 주면 이슈의 상태와 실제 수행하는 업무(문서 작성)를 각각 용도에 맞게 사용하면서 진행 상황을 추적하고 협업과 공유를 할 수 있습니다.

이렇게 업무 흐름 추적이 필요한 업무는 지라에서 관리하며, 컨플루언스는 문서 기반 협업을 수행하고 단일 정보 출처로 활용하기 위해 지라의 이슈를 연결하는 방식으로 사용하면 됩니다.

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국내 유일!
컨플루언스 온라인 강의를
만나보세요.

이 강의는 국내 유일의 온라인 컨플루언스 강의입니다. 10여 년간 컨플루언스를 활용해서 회사 업무와 프로젝트를 수행하면서 익힌 노하우와 협업 지식, 그리고 외부에 도입 컨설팅과 기업 대상 강의를 하면서 느낀 경험을 압축해서 강의에 담았습니다.

컨플루언스의 방대한 기능 중 중요 기능을 선별하여 실습과 함께 제공하며 뒷부분에서는 다음과 같은 실용적인 꿀팁들을 제공하고 있습니다.

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사용 버전을
확인해주세요.

컨플루언스는 설치 여부에 따라 온프레미스(On-Premise, Server와 Data Center)와 클라우드로 나뉘며, 클라우드는 요금제에 따라 Free, Standard, Premium, Enterprise로 구분됩니다.

본 강의는 Cloud Standard 버전을 기준으로 진행되며, 설치형은 Server 7.11 버전을 기준으로 강의합니다.

서버와 클라우드, 양 제품 간의 차이가 커지고 있지만 아직도 공통 기능이 많으므로 공통 부분은 클라우드를 대상으로 강의하며 차이가 있는 부분은 설치형인 서버 버전을 사용합니다. 특정 제품에만 해당하는 내용은 제목에 (CLOUD)나 (SERVER)로 표시했습니다.

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이 강의를 만든
지식공유자를 소개합니다.

lesstif(정광섭)

유닉스 환경의 C/C++ 서버 개발자로 시작해 다양한 프로젝트 경험을 쌓았습니다.
자동화와 업무 프로세스 개선, 정보의 공유와 협업에 관심이 많습니다. 위키, 이슈 관리, 지속적인 통합 등을 활용해 협업 시스템을 구축하고 구성원의 참여를 이끌어내어 공유와 협력의 업무 문화를 만들기 위해 노력중입니다.

MediaWiki, docuwiki, Redmine 등 다양한 오픈소스 기반 위키를 거쳐 10년 전부터 컨플루언스를 주로 사용하고 있으며 Confluence - JIRA 기반의 협업 프로세스 구축, 프로세스 개선 등의 업무도 수행하고 있습니다.

8년 전부터 tistory 에 운영하던 블로그를 Confluence Server 기반인 lesstif.com 로 옮기고 지식과 정보를 공유하고 있으며, 깃허브에서 몇 가지 작은 오픈소스 프로젝트를 진행하고 있습니다. 이중에서 PHP로 JIRA REST API를 사용할 수 있게 한 프로젝트는 현재 100만이 넘는 다운로드를 기록하고 있습니다. 저서로 “리눅스를 활용한 회사 인프라 구축의 모든 것”과 “쉽게 배우는 라라벨 프로그래밍”이 있습니다.

기업 강의 문의는 lesstif@gmail.com로 해주시면 됩니다.

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