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스프레드시트 협업 시 효율적인 관리 노하우가 있을까요?
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스프레드시트는 혼자 쓸 수도 있지만, 협업과 공유가 핵심인것 같습니다.
혹시 팀이나 조직 단위에서 시트를 관리하실 때 도움이 되는 운영 노하우나 베스트 프랙티스가 있을까요?
기능 설명 외에도, 실제 업무에서 시트를 체계적으로 관리하는 방법이 궁금해져서 혹시 해주실 말씀이 있으신지 문의드립니다.
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안녕하세요. 스마트요원입니다.
choon님께서 질문주신 것처럼 스프레드시트는 팀원들에게 공유하여
협업해서 사용할 때 정말로 편리하고, 효율적인 도구입니다.
협업할 때 도움이 되는 팁은 다음의 강의에서 기능과 함께 알려드렸습니다.
복습 겸 정리해보겠습니다.
공유 팁 강의
폴더로 공유하기
팀별, 프로젝트별로 폴더를 작성
공동작업하는 사람들에게 폴더를 공유
공유한 폴더에 해당 팀 혹은 프로젝트와 관련된 다양한 파일들을 저장 및 관리
장점
파일마다 공유 설정할 필요가 없음
공동 작업자들과 모두 동일한 폴더 환경에서 작업 가능
폴더로 공유할 때 주의점: 폴더 구성, 파일 이름의 규칙이 필요
공동 작업자 누구든지 원하는 폴더나 파일을 필요할 때 바로 찾을 수 있도록
파일 이름은 누가 보아도 파일 안에 어떤 내용이 있는지 알 수 있도록
이 공유 규칙은 정말로 중요합니다.
함께 협업하는 팀원들에게 반드시 이 규칙을 공지하고,
모든 구성원이 따르도록 하셔야 합니다.
필터 기능 사용시 주의점과 필터 보기 기능 사용법 강의
https://www.inflearn.com/courses/lecture?courseId=326419&type=LECTURE&unitId=66137
공유해서 사용할 때는 필터 기능은 사용하지 마시고,
필터 보기 기능을 사용하시는 것을 추천드렸습니다.
100일 챌린지 시트 3: 온리인 기록용 시트로 조건부 서식 고급 활용법 배우기 강의
https://www.inflearn.com/courses/lecture?courseId=326419&inst=1b6028b4&type=LECTURE&unitId=209361
강의 후반에 알려드린 것처럼
업무에 필요한 맞춤 템플릿 시트를 직접 만들어서 사용하는 것입니다.
이때, 아무리 스프레드시트 고수라 하더라도
템플릿 시트가 한번에 완성되지 않는다는 점을 알려드리고 싶습니다.
(제가 예시로 공유하는 템플릿들 역시 여러번의 수정 과정을 거친 템플릿입니다.)
업무에서 반복적으로 사용하는 양식을 템플릿으로 만들고,
템플릿 시트를 실제로 사용하면서 중간에 정검해보고,
불편한 점은 개선하면서 맞춤 템플릿을 만들어서 사용하면 됩니다.
그리고 팀원들마다 스프레드시트 활용 레벨이 다르기때문에
스프레드시트 기능을 잘 모르는 팀원이 있는 경우,
그런 팀원들도 사용할 수 있도록 처음에는 단순한 기능부터 구현하고,
함께 사용하는 팀원들의 의견을 반영하여
협업하기 편한 템플릿으로 개선해 나가는 것이 중요합니다.
본인이 생성한 파일이 아니라면 삭제하지 않도록 주의하고,
파일을 삭제하는 것 이외에는 조금 실수하더라도
버전 기록 기능을 통해 자동으로 저장된 과거 버전으로 돌릴 수 있다는 점을 알려드려
스프레드시트를 너무 어려워하지 않도록 해주시는 것도 도움이 될 것입니다.
버전 기록 기능:
https://support.google.com/docs/answer/190843?hl=ko&co=GENIE.Platform%3DDesktop
강의에는 없지만 도움이 되는 몇가지 팁을 추가하자면..
설문지 활용
여러 사람들에게서 데이터를 모을때는 설문지를 활용하는 것을 추천 드립니다.
설문지로 입력받은 답변을 스프레드시트로 관리할 수 있기때문에
스프레드시트와 연동해서 사용하기 아주 좋은 도구입니다.
Google 설문지 사용 방법:
https://support.google.com/docs/answer/6281888?sjid=5715149224205783001-NC
생성형 AI 활용
협업에 도움이 된다기보다는 템플릿 작성에 도움이 되는 팁입니다.
최근에는 복잡한 함수를 구성하는데 생성형 AI를 활용하고 있습니다.
아직은 템플릿 작성까지는 힘들지만,
스프레드시트에 저장되어 있는 데이터를 알려주고
원하는 내용을 요청하면 비교적 잘 만들어줍니다.
간단한 요청은 Gemini 무료 서비스로도 충분히 쓸만합니다.
제 블로그에서 AI 관련 포스팅을 첨부합니다.
[AI활용] Gemini로 스프레드시트에 피봇 테이블 만들기 + 프롬프트 예시 포함
답변이 도움이 되셨기를 바랍니다.
감사합니다.