Kỹ năng sinh tồn suốt đời cho dân văn phòng giao tiếp bằng tài liệu. Cấu trúc hóa và trực quan hóa tài liệu

Tất cả về cách viết tài liệu hiệu quả!

Học và áp dụng ngay cách cấu trúc tài liệu của người làm việc hiệu quả

👩🏻‍💼 Giao tiếp bằng tài liệu - điều quan trọng nhất trong công việc!
Kỹ năng sinh tồn thiết yếu cho dân văn phòng mà chưa ai từng dạy đúng cách, được chia sẻ từ kinh nghiệm thực tế của chuyên gia hoạch định chiến lược 15 năm.

Được phê duyệt ngay lần đầu
Kế hoạch, báo cáo, đề xuất, email
Nếu bạn tò mò về cách tạo ra chúng thì hãy lắng nghe câu chuyện của tôi :)

Bạn đã từng gặp phải tình huống như thế này khi làm việc chưa?

Tôi ước gì OO trong bài viết đó không phải là tôi
nhưng những linh cảm bất an luôn ứng nghiệm một cách kỳ lạ.

Tất cả cuộc sống công sở đều

• Messenger
• Đề xuất dự án
• Báo cáo
• Nghiên cứu thị trường
• email
• Tài liệu cộng tác
• Thậm chí trong cả các tài liệu phê duyệt nộp cho phòng kế toán

Giao tiếp trong công việc
bắt đầu bằng văn bản và kết thúc bằng văn bản.

Vậy nếu thoát khỏi công ty và tôi trở thành đại diện thì sao?

Chúc mừng bạn. Cánh cổng địa ngục đã mở rồi.

• Kế hoạch kinh doanh được hỗ trợ bởi chính phủ
• Email hợp tác kinh doanh
• Đề xuất cho các hoạt động kinh doanh đa dạng
• Tài liệu IR cho đầu tư và những thứ khác đang chờ đợi.

Vậy thì trở thành freelancer thì sao?

Phải làm việc với nhiều người nên ngược lại, việc phải giao tiếp chính xác bằng tài liệu và văn bản lại tăng lên nhiều hơn.

Nhưng mà! Nơi kiếm tiền thì thật sự lạnh lùng.
Công ty không dạy cách giao tiếp tốt bằng văn bản và lời nói.

Nếu không thể thuyết phục đúng cách bằng tài liệu

• Không được công nhận tại công ty hoặc
• không thể làm những việc quan trọng hoặc
• Có rất nhiều trường hợp làm thêm giờ một cách vô ích.

Khi các bạn được giao nhiệm vụ viết tài liệu thì
các bạn làm việc gì trước tiên?

Mẫu PPT, 👨🏻‍💻
định dạng báo cáo, 👨🏻‍💻
từ mẫu đề xuất👨🏻‍💻
bạn đang tìm kiếm phải không?

Lại mua và tích trữ những cuốn sách như "Kỹ thuật viết OO", "Cách viết OOO", "Quy luật của OOO" nhưng
chỉ tìm kiếm mẫu văn bản, mua sách thôi thì cũng không thể viết tài liệu tốt được.

Lý do là gì?
Khi nhận được nhiệm vụ, không biết nên sử dụng với mục đích gì và cần cấu trúc như thế nào
bởi vì bắt đầu trong trạng thái chưa được sắp xếp rõ ràng.

Giống như khi đi đường lạ, có GPS sẽ giúp bạn đến đích nhanh chóng,
khi nhận được nhiệm vụ, bạn chỉ cần cấu trúc hóa và viết ra thôi.

Tuy nhiên, dành cho những người đi làm đang gặp khó khăn với việc cấu trúc hóa này
và hôm nay cũng phải làm thêm giờ, tôi muốn chia sẻ kỹ năng sinh tồn thiết yếu
đó là phương pháp cấu trúc hóa tài liệu!

1. Khởi đầu và kết thúc của cuộc sống công sở

2. Cấu trúc hóa là cái gì vậy?

3. Hãy cùng cấu trúc toàn bộ bản kế hoạch/báo cáo

4. Làm thế nào để viết tài liệu được phê duyệt một lần

5. Trực quan hóa - Thuyết phục hiệu quả bằng dữ liệu và biểu đồ

6. Mẹo hay về viết tài liệu nên biết

Đừng tìm kiếm template một cách mù quáng.
Mục lục cấu trúc hóa tài liệu xem trước

Đây là thời gian để bạn có thể nắm vững toàn bộ quá trình hoàn thiện tài liệu một cách gọn gàng với phương pháp tối giản nhất.
Một khi đã sắp xếp xong, bạn sẽ có thể làm việc hiệu quả hơn nhiều và chất lượng cao hơn khi tạo tài liệu trong tương lai 🙂

Kỹ năng sinh tồn thiết yếu cho dân công sở! Cấu trúc hóa tài liệu và trực quan hóa
Phản hồi chứng thực từ những người đã học khóa học

💁🏻💁🏻‍♂️ Có phải bạn đang gặp những khó khăn như thế này không??

• Mỗi khi nhận được công việc tạo tài liệu, tôi đều cảm thấy bối rối không biết bắt đầu từ đâu.
• Việc tạo tài liệu có vẻ mất quá nhiều thời gian.
• Nhận được nhiệm vụ mơ hồ từ cấp trên như 'Hãy chuẩn bị đề án liên quan đến XX' 'Hãy báo cáo doanh thu XX' mà không có hướng dẫn chi tiết cụ thể.
• Khó có thể nhận được hướng dẫn chi tiết liên quan đến việc tạo ra các tài liệu nội bộ như báo cáo, đề xuất, kế hoạch, v.v.
• Bản thân cảm thấy không có vấn đề gì đặc biệt, nhưng lại nhận được phản hồi "Vậy thì sao?".
• Thực sự đã rất công phu chế tạo, nhưng có lẽ mọi người không đọc nội dung tài liệu nên đều không biết và lại hỏi lại.

🙆🏻🙆🏻‍♂️ Bạn có muốn trở thành như thế này không?

• Tôi muốn chuẩn bị một edge cơ bản có thể sử dụng được ngay cả khi dự án thay đổi hoặc người nhận tài liệu khác đi.
• Tôi đang làm được việc tạo tài liệu ở mức tạm ổn, nhưng muốn làm cho nó gọn gàng hơn, tinh tế hơn.
• Tôi muốn biết những người khác trải qua những cách thức và suy nghĩ gì để tạo ra tài liệu.

💯 Không có sự phân chia giữa những người nhất định phải học kỹ năng lập kế hoạch và những người không cần học. Nếu bạn muốn thành công trong công việc của mình, bạn nhất định phải học cách lập kế hoạch và phương pháp truyền đạt kế hoạch đó một cách hiệu quả.

🕵🏻‍♀️🕵🏻 Ai nên tham gia?

• Những người đi làm muốn làm tốt công việc văn phòng nhưng không biết phương pháp
• Nhân viên mới vào nghề vẫn chưa nắm được tài liệu là gì
• Nhân viên văn phòng dưới 5 năm kinh nghiệm không biết phải bắt đầu từ đâu và cấu trúc như thế nào mỗi khi được giao viết tài liệu
• Nhân viên có kinh nghiệm dưới 7 năm gặp khó khăn trong việc cấu trúc hóa logic

🤷🏻‍♀️🤷🏻‍♂️ Tại sao phải học tại GroSchool?

Từ năm 2016, khi lên kế hoạch cho các khóa học thực hành, tôi cảm nhận được rằng những bài giảng chỉ trình bày lý thuyết giờ đây không còn mang lại nhiều lợi ích nữa.

Lý thuyết có thể được học thông qua sách, YouTube, các khóa học của công ty khác, thậm chí qua các bài viết của những người làm thực tế trên Facebook hay Brunch.

Vậy thì việc thực hành thực tế, áp dụng lý thuyết vào thực tế tại hiện trường và thông qua sự coaching của những người thực hành đã trải qua quá trình đó để giảm thiểu trước những thử nghiệm sai lầm mà các bạn sẽ gặp phải và tiết kiệm thời gian cho các bạn, đó chính là điều mà GroSchool có thể làm được. Chúng tôi sẽ curation và truyền tải đến các bạn chỉ những khóa học tốt nhất được công nhận bởi các chuyên gia thực hành, dành cho các bạn có ít thời gian nhưng phải làm nhiều việc.

👩🏻‍💻👨🏻‍💻 Tôi sẽ nói với các bạn về cấu trúc bài giảng.

• Thực hành phương pháp phát triển góc nhìn về tài liệu bằng cách xem các ví dụ tài liệu trong từng lĩnh vực được giảng viên chế tác và tạo ra.
• Giảm thiểu sai sót khi lập kế hoạch/báo cáo/đề xuất.
• Có thể tạo ra tài liệu đẹp mắt với kỹ năng tối thiểu.

Quy trình học tập

• Cấu trúc & luồng tổng thể của tài liệu để truyền tải thông điệp
  Tôi sẽ chia sẻ những bí quyết cấu trúc giúp mọi người dễ hiểu và làm cho thông điệp muốn truyền tải trở nên rõ ràng hơn dù tài liệu có dài đến đâu.
• Bí quyết làm tài liệu gọn gàng
  Bạn sẽ học được bí quyết trình bày thông điệp một cách gọn gàng ngay cả khi không có khiếu thẩm mỹ hay yếu tố thiết kế.
• Khả năng hấp thụ như đang nói chuyện
  Tài liệu được truyền đạt trôi chảy như cuộc đối thoại chính là tài liệu tốt. Và cũng dễ xử lý nữa. Tôi sẽ cho bạn biết làm thế nào để có thể hấp thụ tài liệu đầy chữ như đang nói chuyện.

Nội dung bài học

• Những điều cần suy nghĩ để xây dựng khung sườn trước khi bắt đầu tài liệu
• Cách tự lập kế hoạch nội dung cho tài liệu và xác định các thành phần cấu thành
• Cách cấu trúc tài liệu để đọc trôi chảy
• Cách tạo tài liệu gọn gàng ngay cả khi không có khiếu thẩm mỹ thiết kế
• Cách trình bày cốt lõi trong một trang báo cáo